El Notariado y las nuevas tecnologías

HISTORIA
Ya en 1998 apareció la primera institución especializada en Certificación y Firma Electrónica, en la que participaron los Notarios y Corredores de Comercio (fedatarios públicos cuya profesión se integró en la de los notarios, en España, en el año 2000), fue FESTE, la Fundación para el Estudio de la Seguridad de las Telecomunicaciones..
La Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), antes el Instituto Notarial para las Tecnologías de la Información (INTI), fue constituida en España en julio de 2002 por el Consejo General del Notariado (CGN) de España con el objetivo de poner en práctica el ambicioso plan de modernización tecnológica del notariado español. Es titularidad al cien por cien del Consejo General del Notariado.
Desde el día 20 de marzo de 2004, ANCERT emite certificados electrónicos reconocidos ante notario a personas físicas, personas jurídicas, corporaciones privadas y corporaciones de Derecho Público cumpliendo con todos los requisitos impuestos por la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de Firma Electrónica.
Las actividades de ANCERT se integran en la estrategia del Consejo General del Notariado y se orientan a la creación de nuevos servicios, la gestión de la plataforma PKI (Infraestructura de clave pública del ingles Public Key Infrastructure) es una combinación de hardware y software, políticas y procedimientos de seguridad que permiten la ejecución con garantías de operaciones criptográficas como el cifrado, la firma digital o el no repudio de transacciones electrónicas.

USOS DE LA TECNOLOGÍA PKI
1.- Autenticación de usuarios y sistemas (login)
2.- Identificación del interlocutor
3.- Cifrado de datos digitales
4.- Firmado digital de datos (documentos, software, etc.)
5.- Asegurar las comunicaciones
6.- Garantía de no repudio (negar que cierta transacción tuvo lugar)

SERVICIOS OFICIALES DE PKI PRESTADOS POR LOS NOTARIOS EN ESPAÑA

1.- Emisión de certificados notariales: Se emiten conforme a los requerimientos de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de Firma Electrónica. Se trata de certificados electrónicos reconocidos emitidos ante notario, tanto a personas físicas como jurídicas, en nombre propio o representación. Instituciones que reconocen los certificados electrónicos notariales: http://www.ancert.com/?do=soporte&group=faqs&option=instituciones.
2.- Servicio de Sellado de Tiempo: El Sellado de tiempo proporciona a una empresa los mecanismos necesarios para garantizar la existencia de cualquier archivo electrónico, transacción o comunicación antes de una fecha, garantizando además la integridad de los datos a partir de ese instante.
3.- Servicio de Hosting: Permite a cualquier empresa privada, pública, o colegio profesional crear su propia Autoridad de Certificación o disponer de una Autoridad de Registro para la gestión de sus certificados electrónicos.

En cualquier notaría de España podrá se Ud informado y obtener estos servicios.

SERVICIOS TELEMÁTICOS PRESTADOS DESDE LAS NOTARÍAS

El notario culmina sus funciones profesionales con un instrumento público en soporte papel que puede ser:
1.- Una escritura, acta o póliza
2.- Una copia, sea autorizada o simple
3.- Un testimonio.
4.- Servicios adicionales relacionados con lo anterior

Hasta este momento, no existe la posibilidad de crear instrumentos públicos notariales del primer tipo ni del tercero, pero ESTÁN PLENAMENTE DESARROLLADAS LAS COPIAS AUTORIZADAS Y SIMPLES ELECTRÓNICAS, las cuales pueden ser remitidas:
a) A particulares: Aunque técnicamente el notariado está preparado y cuenta con los instrumentos necesarios para ello, en la práctica sólo pueden ser enviadas desde una notaría a otra notaría (lo cual es utilísimo para recabar copias en lugares distantes).
La posibilidad de remitirla a un particular tiene el inconveniente de que el fenómeno tecnológico aún no se encuentra bien desarrollado actualmente, y carecen los particulares no ya de correo para solicitarlo, sino de correo electrónico seguro que acredite la identidad y capacidad del solicitante (en definitiva la tecnología PKI es desconocida por el ciudadano normal, y por tanto carece de ella).
b) A entidades y organismos oficiales: El desarrollo en este tema ha sido sencillamente espectacular en los últimos tiempos siendo que actualmente se remiten copias:
1.- A los Registros de la Propiedad y Mercantiles: Con ello se logra el asiento de presentación (importantísimo a efectos de prioridad en el Registro de la Propiedad), pudiendo igualmente remitirse a dichos registros documentos complementarios, que permitirían la calificación del documento sin necesidad de desplazamiento físico a dichos Registros (entre dichos documentos cabe citar desde copias de testamentos u otros documentos notariales, hasta justificantes de liquidación telemática u ordinarias de impuestos a justificantes de transferencias, como la de la provisión de fondos para BORME).
Por cuestiones de política corporativa y pese a que es obligatorio desde 2001 aún no es posible que el Notario consulte en el momento de la firma de la escritura de forma telemática los asientos registrales, subsistiendo el más que desfasado y peligroso sistema de telefax
2.- A Oficinas Liquidadoras del Impuesto de sucesiones y Donaciones: Aquí no sólo se remite la copia simple electrónica (en caso de venta de una sola finca urbana, hipotecas, cancelaciones y constitución de sociedades es obligatorio en Andalucía que las remita el notario) sino también una ficha resumen.
Con ambos documentos en Andalucía cualquier ciudadano puede liquidar y obtener el justificante de liquidación del ITP AJD y del ISD, con lo que no es necesario el desplazamiento físico a dichas entidades.
3.- Al Registro de Cooperativas y Sociedades Limitadas laborales
4.- A otras Notarías.- Es una solución utilísima para personas que tienen que operar en lugares distintos, a modo de ejemplo:

.- Personas que no viven en su lugar de origen y necesitan algún documento (testamento de familiares lejanos, o de documentación familiar).
.- Personas que tienen que firmar lejos y pueden otorgar un poder que en menos de media hora puede encontrarse en la notaría donde se va a firmar la operación, ratificación de documentos, requerimientos o notificaciones.
5.- Obtención del N.I.F.- Firmada la constitución de la sociedad pueden directamente obtener dicho documento sin necesidad de desplazamiento a la AEAT.

SERVICIOS ADICIONALES QUE ACUTALMENTE SE PRESTAN EN LAS NOTARÍAS POR MEDIOS TELEMÁTICOS:

1.- Liquidación de ITP-AJD.- Por ahora en Andalucía, Aragón, Asturias, Cataluña, Castilla León, Galicia, Baleares, Madrid, Murcia, Vizcaya.
El servicio se presta en dos modalidades (también según el lugar, aunque nos centraremos en Andalucía):
a) El Notario puede podrá realizar operaciones de cálculo y presentación, una vez confeccionadas dichas liquidaciones y bajo su solicitud, Serfides, en un plazo máximo de dos días hábiles, se ocupará de la presentación y el pago de las mismas ante el Organismo correspondiente, siendo de su responsabilidad la confección y calificación tributaria
b) El Consejo General del Notariado a través de Serfides, en un plazo máximo de cinco días hábiles, se ocupará de calificar los hechos imponibles, confeccionar, pagar y presentar la autoliquidación ante el Organismo correspondiente, siendo responsabilidad de Serfides la confección y calificación tributaria

2.- Obtención de certificados del Registro General de Actos de Última Voluntad: Importantísimo para saber si alguien falleció con o sin testamento y cual es, en caso afirmativo el testamento válido.

3.- Obtención de certificados del Registro de Seguros de Vida: Igualmente útil ante el ingente número de personas que fallecen con este tipo de seguros sin que lo sepan sus herederos.

4.- Obtención de la referencia catastral de los inmuebles: Muy útil para la correcta descripción de los mismos, así como (en el caso de inmuebles urbanos) contratar suministros (agua, luz etc).

5.- Altas catastrales: Constando la referencia catastral el Notario de oficio procede a alterar la titularidad catastral en el caso de transmisión de inmuebles urbanos.

6.- Solicitud de reservas de denominación social en el Registro Mercantil Central.- Con lo cual cabe constituir sociedades o cambiar su denominación.

7.- Formalización de pólizas de pólizas mercantiles (fundamentalmente de préstamo y crédito). En virtud de convenios entre el Consejo General del Notariado y diversas entidades de créditos (actualmente Deutsche Bank, Ibercaja, Caja Inmaculada, Caja, Insular Canarias, Unicaja, Caja General de Ahorros del Mediterráneo (CAM), CAMGE FINANCIERA, EFC, S.A. (CAMGE), Caixa Galicia, Caja Murcia, Bilbao Bizkaia Kutxa (BBK), Caja España, Caja Granada), concedido un préstamo o crédito, basta que el cliente acuda a Notaría, donde sin necesidad de presencia de un apoderado de la entidad, se procederá a imprimir, explicar y firmar la póliza, encargándose el Notario de comunicarlo en el día a la entidad (prénsese la utilidad que esto supone al ciudadano que puede firmar por las tardes dado que la mayoría de las notarías abren en ese horario sin que estén abiertas las entidades de Crédito.

8.- En los Ayuntamientos de Barcelona y Zaragoza (cualquiera podría firmar el oportuno convenio con el Consejo General del Notariado) el Notario puede liquidar el Impuesto de Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (comúnmente conocido como Plusvalía).

9.- Los partes de testamento actualmente se remiten por vía telemática, con lo que se ha logrado una mayor eficiencia en el control sobre la muerte con testamento o intestado de una persona y el Funcionamiento del Registro General de Actos de Ultima voluntad.

En la actualidad. En España cabe constituir SLNE y SL simplemente acudiendo a Notaría, sin necesidad de desplazamiento a: Registro Mercantil (para lograr su inscripción) AEAT (para obtener el CIF) Oficina Liquidadora (para liquidar el ITP) y Seguridad Social (para el alta).

¿SUSTITUIRÁ EL DOCUMENTO EN SOPORTE ELECTRÓNICO AL DOCUMENTO EN SOPORTE PAPEL?

Paulatinamente irá disminuyendo el uso del papel, pero no desaparecerá del todo. Se reducirá su presencia en el tráfico jurídico, pero es demasiado útil como elemento de certificación prueba. La gente exige comprobación documental porque necesita seguridad y para ello, el papel ha demostrado una gran permanencia y utilidad al respecto, aunque se haya generado a través de los más avanzados medios informáticos.
Sobre la implantación del DNI electrónico, hay que destacar que su potencialidad es enorme, pero los notarios añadimos un plus muy importante, ya que descansar todo en el DNI electrónico significaría tanto como eludir el control de un funcionario público en el momento en que el consentimiento se está prestando, lo que permitiría la intimidación o la suplantación de personalidad en la formalización de un contrato, sin perjuicio de que se perdería la desconocida función asesora del Notario.

¿SERÁ POSIBLE SUSTITUIR LA FIRMA AUTÓGRAFA DEL NOTARIO O ANTE EL NOTARIO POR LA DIGITAL?

Considero que una sustitución completa y radical no se dará, pero si se permitirá su utilización, lo que deberá hacerse en un proceso paulatino muy precavido porque deberán reglamentarse los casos por lo pronto, excepcionales, de su utilización. El notario al autorizar un acta de protocolización de un documento o al recibir el consentimiento en una compraventa, seguirá haciendo un juicio de valor sobre la legalidad y legitimidad del hecho o del acto jurídico, y sobre todo, haciendo un juicio personal acerca de la capacidad natural y civil de los solicitantes u otorgantes del acto, y solo usará la firma digital como un signo, como un símbolo digital de su consentimiento y autoridad certificante.